Tri znaka da si zaglavljen u operativi – i kako da prekineš začarani krug

Vreme je da priznaš sebi — jesi li i ti taoc svog biznisa?

Koliko je ove godine bilo teško da isplaniraš odmor? Grč u stomaku na pomisao da će ti posao stati momenta kad napustiš lokal — to je najjasniji signal da si zapeo u operativi.

Iz razgovora sa našim preduzetnicima, izdvojio sam 3 česta znaka koja ukazuju na problem sa odvajanem od operativnog dela posla koji nisu primetni dok nam ih neko prstom ne pokaže:

Najčešći znakovi da si zaglavljen u operativi

1. Biznis zavisi od tebe

“Ako firma stane kada tebe nema, ne poseduješ biznis – poseduješ posao.” — Michael Gerber, Mit o preduzetništvu

Ovo je najlakši pokazatelj da si preokupiran operativnim delom posla. Ukoliko ne možeš da se odvojiš od posla i uzivaš na nekoliko dana bez prevelike pripreme, biznis te drži u šaci.

2. Na korak od burnout-a

Čest je slučaj da su vlasnici iscrpljeni svojim biznisom. Ako ti je prošla pomisao da staviš ključ u bravu i ostaviš sve više puta, verovatno si i ti u ovoj grupi. Držati sve u glavi i žonglirati svim aspektima biznisa dok nas kući čeka porodica, kuća, prijatelji i sve ostale svakodnevne obaveze, lako može da nas iscedi i dovede do pregorevanja.

3. Hronični micromanagement

Kada procesi u poslu nisu definisani kako treba, do ovoga se dolazi jako brzo. Zaposleni ne znaju tačno kako se obavlja odredjeni posao, ti uskačeš i (verovatno 100-ti put) obavljaš to umesto njih što ti izaziva stres a zaposlenima osećaj nesigurnosti i manjka vrednosti u poslu.

Ima još primera koji bi ovu tezu potvrdili. Garantujem ti da, ukoliko se posvetiš ovim problemima koliko god da ti situacija dozvoljava, biznis će procvetati, a ti ćeš biti značajno opušteniji i srećniji.

U nastavku teksta, pokazaću ti moj način, korak po korak, kako možeš već danas početi sa rešavanjem ovih problema. Počnimo.

Plan izlaska u 4 koraka

Korak 1: Snimi početno stanje tvog “radnog mesta”

Da li znaš odgovor na pitanje kako izgleda tvoj radni dan? Ako je odgovor briga da sve funkcioniše kako treba, verovatno nemaš uvid u sve obaveze koje završiš dnevno. Ovaj odgovor se može razložiti na 15-20 različitih zadataka koje imaš, i to je upravo ono što ćemo raditi u ovoj vežbi.

• Napravi Google sheet tabelu ili ako ti je lakse, uzmi i zapisuj na papiru
• Zapiši svaki zadatak koji radiš a koji je vezan za tvoj biznis od početka do kraja dana
• Trudi se da trajanje zadatka meriš štopericom, kada to nije moguće, zapiši okvirno vreme u minutima
• Prati svoje radne obaveze 3 do 5 dana. Potrebno nam je više dana kako bismo uhvatili obrasce koji se ponavljaju i koje ćemo obrađivati u sledećem koraku

Tabela može izgledati ovako:

Nakon 3 dana, već ćeš imati mapu 80% svojih regularnih obaveza.

Korak 2: Grupiši i Rangiraj

Sledeća tabela izgleda ovako:

Ovoj tabeli smo dodali kolone Ponavljanje, Vrednost i Da li moram ja?.

Kolonom Ponavljanje gledamo da li ima smisla zadatak standardizovati ili je to zadatak koji se pojavi kako kad. (Hint: Svaki zadatak je dobro standardizovati.)

U Vrednost kolonu upisuješ koliko je zadatak bitan za tvoj biznis, da li utiče na prodaje, funkcionisanje biznisa, tvoje lične ciljeve i tako dalje. Znam da je svaki zadatak bitan, ali potrudi se da pronađeš nijanse koje ih rangiraju.

Poslednja kolona je jasna, da li samo ti možeš uraditi zadatak ili je zadatak kandidat za delegiranje.

Kada imamo ove kolone popunjene, sada možemo uraditi nesto slično Ajzenhaurevoroj matrici — imaćemo 4 kvadrata po kome ćemo meriti prioritet zadataka:

Ovde mozeš videti kako želimo da rangiramo zadatke:

Niska vrednost – ne moraš ti → Delegiraj / izbaci iz rasporeda.

Niska vrednost – moraš ti → Automatizuj / smanji frekvenciju.

Visoka vrednost – ne moraš ti → Sistematizuj pa delegiraj.

Visoka vrednost – moraš ti → Rezerviši “Radni blok” u kalendaru, sve ostalo oko toga.

Završetkom ovog koraka dobijamo jasnu sliku šta možemo uraditi svakim zadatkom.

Korak 3: Standardizuj zadatke

1. Izaberi jedan zadatak iz trećeg kvandranta.
   Počinjemo sa ovim zadacima zato što oni prave vrednost biznisu a ne moraš ih ti zapravo raditi. Ono što je na tebi je da pripremiš teren dovoljno dobro za zaposlenog da preuzme tu odgovornost kako bi ti mogao da se fokusiraš na druge prioritete.
2. Upali telefon i snimi kako se obavlja zadatak.
   Sada je potrebno dokumentovati kako se taj zadatak obavlja. Ukoliko sredjuješ kasu na primer, upali telefon i snimi ceo proces dok ga komentarišeš glasom. Tako će zaposleni videti konkretan primer kako se zadatak obavlja.
3. Sa snimka izvuci ček listu
   Niko nema vremena da vrti video pet puta. Da bi bio siguran da je sve obavljeno kako treba, napravi ček listu koju onaj koji obavlja zadatak treba da popuni do kraja svaki put. To nam je takođe i garancija da je zaposleni odradio zadatak onako kako je predviđeno (ili ukoliko nije, možemo proveriti zašto je čekirano a nije odrađeno po dogovoru).
4. Proveri sa zaposlenim da li procedura ima smisla
   Pošalji zaposlenom ček listu i snimak. Isprati kako je zaposleni prati i da li postoje greske, zapisuj sve što vidiš. Ukoliko te nešto pita ili mu nije jasno, budi siguran da ni drugima neće biti. Sve zapisuj i ponovi korake sa novim informacijama.
5. Snimi proceduru u zajednički folder
   Kada je sve lepo izdefinisano, provereno sa zaposlenima da je zadatak jasan, spremni smo da sačuvamo ovo u zajednicki folder “Operativni priručnik” na Google Drive-u. Ovim ćemo sve procedure imati na jednom mestu i svi će imati mogućnost da se podsete.

Korak 4: Kontrola

Ovim korakom završavamo proces. Sada kada imamo standardizovan zadatak, potrebno je još da znamo kako merimo da li je uspešan ili ne. Želimo da znamo do koje granice se zadatak smatra uspešnim i gde prelazi u neuspeh. Time ćemo videti koliko se zadatak “primio” u kolektiv i da li je vreme da ga potpuno delegiramo. Proveravaj ove brojke i nemoj zaboraviti da nagradiš tim! Oni su ti koji će voditi sve bitne zadatke umesto tebe u budućnosti.

Izlazak iz operative i prelazak u organizaciju i vođenje

Ovim koracima, prolazimo kroz ceo tvoj radni dan i jasno definišemo zadatke i oslobađamo ti vreme. Benefiti ovog principa su mnogostruki: Dobijaš više vremena koje možeš potrošiti na dalje strateško planiranje ili samo za odmor (zasluženo!), zaposleni ne biju glavu kako i zašto se šta radi, jer si već definisao od A do Š sve što je potrebno da se biznis razvija punom parom.

Win - Win - Win - Win situacija.

Ovo nije lak proces, to je svima jasno, pogotovo ako je muka doći do nekoliko sati nedeljno za implementaciju ovoga. Zato pre početka je bitno biti siguran da ovo jeste put kojim želiš da ideš. Siguran sam da ako ovo radiš redovno, osetićeš jako brzo fantastične rezultate.

Preuzmi besplatni Task Audit Sheet (Google Sheet kopija) i prati vreme već danas. Ako zapneš, rezerviši 15-min besplatni poziv – pogledamo tvoj sheet zajedno.